Les super-héros de l’indexation (partie 2)

Vous avez aimé l’histoire de Martin, le moine évangélisateur, et vous vous demandez comment la notion d’index a évolué avec l’arrivée de l’informatique ? Lisez donc le récit suivant :

“Voici votre bureau. Nous vous présenterons le reste de l’équipe à la réunion de 10h.”
Sylvie n’en revenait pas. Deux mois après avoir obtenu son diplôme de documentaliste, elle avait déjà réussi à décrocher un emploi dans une grande entreprise. Cette année 1987 semblait décidément lui porter chance.
Elle découvrait les immenses armoires remplies d’articles de presse découpés et le Macintosh 512K qui allait être son outil de travail principal. Mais elle comprit vite que les méthodes de travail de l’ancienne documentaliste était très loin de ce qu’elle avait imaginé : les articles de presse étaient photocopiés puis rangés dans des dossiers, sans autre forme de procès. En cherchant autour d’elle, elle réalisa que sa prédécesseure ne lui avait rien laissé, ni note ni consigne. Aucun plan de classement, aucun index ne lui permettait de retrouver rapidement un article ou même un dossier thématique.

Elle se retrouvait donc complètement seule face à cette montagne d’informations. Dépitée, elle s’installa devant l’ordinateur et l’alluma.

30 minutes et deux cafés plus tard, l’écran d’accueil s’afficha.

Ecran d'accueil

Ecran d’accueil

Aucun logiciel documentaire n’était installé, la configuration de base de l’ordinateur était toujours en place. À en juger l’usure du clavier, Sylvie en conclut que cet ordinateur n’avait jamais été utilisé, ni même peut-être allumé.

Une irruption dans son bureau interrompit ses pensées.
“Il me faudrait des infos sur les dernières interventions publiques du directeur des projets sur le projet A440 dans 10 minutes”.
Sylvie rassembla ses esprits et reformula la demande dans sa tête. Ne sachant pas qui était le directeur des projets, ni de quel projet il s’agissait, elle ne savait comment entamer sa recherche.

Trois minutes étaient déjà écoulées et la jeune documentaliste était toujours en train de chercher un organigramme afin d’avoir le nom de ce fameux directeur des projets. Elle décida d’orienter sa recherche autrement : elle consulta les dossiers contenus dans les armoires un à un à la recherche du projet A440, mais ne trouva aucun nom, aucune indication sur les pochettes des dossiers. Autant chercher une anguille dans une meule de foin.
L’homme qui avait formulé la demande n’ayant pas pris la peine de se présenter, elle ne pouvait même pas le joindre afin de lui demander plus de précisions. Sylvie craignait de se voir reprocher son manque de sérieux.

Lorsque l’homme revint à la fin du délai, sa réaction ne se fit pas attendre : “Non mais tu pensais vraiment que tu étais payée à ne rien faire ici ? Il va falloir te bouger un peu si tu veux garder ta place !”
La documentaliste décida donc de reprendre à zéro, et commença un inventaire des coupures de presse présentes dans son service. Cela lui permit de bâtir un semblant de plan de classement, et d’y voir un peu plus clair, mais n’arrangeait pas vraiment son problème de rapidité de recherche.
C’est à ce moment-là que son regard se posa sur l’ordinateur.
En effet, se dit-elle, pourquoi ne pas profiter des capacités de calcul de cette machine pour lui faire effectuer les recherches à ma place ?

Elle créa un document tableur grâce au logiciel Excel, composé de quatre colonnes : titre de l’article, date, emplacement et mots-clés, et patiemment, commença à le remplir en indexant tous les documents un à un.

Microsoft Excel pour Macintosh (1985)

Microsoft Excel pour Macintosh (1985)

Cette tâche lui prenait tout son temps, et les autres employés commençaient à enrager de ne pas avoir de réponse rapide à leur demandes, au point qu’ils demandèrent la démission de Sylvie.

Un mois plus tard, las d’entendre ses employés se plaindre de la nouvelle documentaliste, le directeur décida de mettre un terme à son contrat. En arrivant dans le bureau, il ne fut pas étonné de la trouver face à son ordinateur ; c’était là l’une des remarques principales faite à la jeune femme : “Non mais vraiment, on la paie à jouer au démineur, c’est scandaleux !”.
Après avoir exposé la situation à Sylvie, et lui avoir expliqué qu’elle avait 24 heures pour débarrasser ses affaires avant qu’un remplaçant plus expérimenté ne la remplace, le directeur se pencha sur l’écran et demanda à quoi rimait le document qu’elle s’évertuait à remplir.
Sylvie, qui avait écouté patiemment son patron depuis le début, lui expliqua alors le principal intérêt de cette feuille de tableur qui contenait désormais une grande partie du fonds documentaire de l’entreprise : accéder rapidement à un article via la recherche par mot-clé qu’elle avait programmé, et savoir instantanément dans quel étagère le chercher.

Lorsque son patron lui demanda de bien vouloir former son remplaçant sur l’outil mis en place, Sylvie refusa. Puisqu’on ne lui avait pas fait confiance et qu’elle avait été licenciée, il n’y avait aucune raison pour que l’entreprise continue à exploiter le fruit de son travail après son départ.
Elle  claqua la porte sans saluer personne, et, son invention sous le bras, trouva un nouvel emploi rapidement. Sylvie travaille encore aujourd’hui à l’élaboration de bases de données documentaires informatisées.

Nous espérons que ces deux petites histoires vous auront fait comprendre les différentes facettes et surtout l’intérêt de l’index et de l’indexation, et que ces notions vous semblent un peu plus claires maintenant.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter les sources indiquées en bas des articles !

Sources :

 

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